Niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołem pracowników w fizycznej lokalizacji, czy zespołem rozproszonym po całym świecie, istnieje kilka podstawowych wskazówek, których możesz użyć, aby uczynić pracę skuteczną i produktywną. Wśród nich jest komunikacja, utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie i zachęcanie do otwartości, gdy pojawiają się rozproszenia.
Utrzymanie wszystkich na tej samej stronie
Utrzymanie wszystkich na tej samej stronie podczas zarządzania zespołem zdalnym może być wyzwaniem. Trzeba nie tylko utrzymywać kontakt z członkami zespołu, ale także zapewnić ich efektywną współpracę.
Jednym ze sposobów na zapewnienie, że wszyscy są na tej samej stronie jest zaplanowanie regularnych spotkań kontrolnych. Mogą one odbywać się osobiście lub za pośrednictwem połączeń wideo. Pomagają one utrzymać członków zespołu na właściwym torze i dają im znać, czego mogą się spodziewać w nadchodzących godzinach.
Innym sposobem na upewnienie się, że wszyscy są po tej samej stronie, jest pozwolenie pracownikom na pełne przyjęcie ich osobowości. Pomaga to wzmocnić kulturę Twojej firmy i wzmacnia relacje. Możesz również zaplanować ćwiczenia budowania zespołu i imprezy biurowe, aby promować tworzenie więzi.
Choć może być trudno zorientować się, jaki jest twój zdalny zespół, możesz nawiązać otwartą komunikację, planując regularne spotkania kontrolne. Pomoże to członkom zespołu poznać się nawzajem poza biurem – sekcja ta została przygotowana przez autora serwisu Fotostyl.
Możesz również nagrywać ważne sesje szkoleniowe lub spotkania na platformie czatowej, takiej jak Slack lub Google Chat. W zależności od potrzeb, możesz nawet wykorzystać firmowe oprogramowanie do zarządzania projektami, aby śledzić rozmowy.
Zgranie zespołu zdalnego sprowadza się do jasnego zrozumienia kultury firmy. Pomaga to w budowaniu zaufania i utrzymaniu efektywnego przepływu pracy. Utrzymuje również motywację pracowników do ciężkiej pracy.
Możesz również zachęcać swój zdalny zespół do osobistych spotkań. Jeśli to możliwe, zaplanuj jedno spotkanie na kwartał, a jeśli nie masz wielu osób, spotkaj się dwa razy w miesiącu. Być może będziesz musiał nawet zaplanować krótsze spotkania z członkami zespołu online.
Podczas gdy powinieneś zachować płynność komunikacji, powinieneś również upewnić się, że szanujesz czas swoich pracowników. Niektórzy z członków Twojego zdalnego zespołu mogą pracować w swoich domowych biurach lub nawet w łóżkach. Nie chcesz ich mikromanewrować, ponieważ może to zniechęcić ich do pracy w najlepszym wydaniu.
Utrzymanie wszystkich na tej samej stronie podczas zarządzania zdalnym zespołem nie jest łatwe, ale jest niezbędne do utrzymania produktywności zespołu. Tak długo jak masz odpowiednią technologię i zaangażowanie w pracę zespołową, możesz osiągnąć sukces ze swoim zdalnym zespołem.
Komunikacja jest kluczem
Zrozumienie się zespołu z jasnym zestawem wytycznych dotyczących komunikacji jest krytyczne, gdy zarządzasz zespołem zdalnym. Poświęcenie czasu na zaplanowanie i stworzenie strategii komunikacyjnych pomoże Twojemu zespołowi poczuć się związanym, a w efekcie poprawi jego produktywność.
Kluczem do efektywnej komunikacji ze zdalnym zespołem jest dostępność i konsekwencja. Powinieneś zaplanować regularne spotkania jeden na jeden z członkami swojego zespołu, aby nawiązać rapport i dowiedzieć się więcej o sobie nawzajem.
Członkowie Twojego zespołu powinni również mieć możliwość oferowania informacji zwrotnych na temat swojej pracy. Jest to jeden z najlepszych sposobów na budowanie relacji i poprawę produktywności. Oprócz regularnych spotkań, możesz zaplanować codzienne rozmowy konferencyjne, aby zaoferować wsparcie lub odpowiedzieć na pytania.
Członkowie Twojego zespołu powinni być również częścią procesu planowania projektów. Dzięki temu możesz ustalić kamienie milowe dla udanej realizacji. Używanie raportu z planu projektu jest dobrym sposobem na śledzenie postępów i zapewnienie, że wszyscy są na tej samej stronie.
Do komunikacji można również wykorzystać narzędzia wizualne, takie jak infografiki, obrazy, a nawet gifty. Poprzez komunikację wizualną, możesz pomóc swojemu zespołowi lepiej się zrozumieć.
Jednym z najlepszych narzędzi do komunikacji jest wideo. Możesz wykorzystać rozmowę wideo do omówienia projektu lub po prostu sprawdzić, co słychać u członków zespołu podczas przerwy. Możesz nawet stworzyć wirtualną chłodnię wodną dla rozmów niezwiązanych z pracą.
Jeśli zarządzasz zdalnym zespołem, powinieneś być również świadomy wyzwań, z jakimi borykają się zespoły rozproszone. Mogą istnieć ograniczenia techniczne lub niuanse kulturowe, które mogą prowadzić do problemów komunikacyjnych. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli masz do czynienia z międzynarodową siłą roboczą.
Zarządzając zespołem zdalnym, powinieneś również wziąć pod uwagę misję, kulturę i podstawowe wartości swojego zespołu. Skupiając się na rzeczach, które mają największe znaczenie dla Twoich pracowników, będziesz lepiej przygotowany do ich wspierania. Pomoże to również zmniejszyć rotację i stworzyć silniejszą kulturę firmy.
Pomocne może być również korzystanie z listy kontrolnej do śledzenia ważnych informacji. Możesz użyć kolorowych ikon, aby rozróżnić poszczególne elementy.
Technologia może być błogosławieństwem i przekleństwem
Zarządzanie zdalnym zespołem może być wyzwaniem. Istnieje wiele firm, które próbują zdalnie odtworzyć tradycyjne środowisko biurowe. Ci, którzy próbują odnieść sukces w tym środowisku, muszą być w stanie zaufać członkom swojego zespołu, aby dobrze wykonywali swoją pracę. Na szczęście istnieje wiele narzędzi, które pomagają zarządzać i ułatwiać pracę zdalnego zespołu.
Dobrze zorganizowana i uporządkowana konfiguracja z pewnością przyniesie korzyści pracodawcy, ale także pracownikowi. Najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest założenie forum, na którym pracownicy mogą omawiać swoje sukcesy i porażki. Zapewnienie narzędzi do współpracy, takich jak Slack, może przejść długą drogę w kierunku udanego wirtualnego biura.
Zarządzanie zdalnym zespołem może być trudne, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z pracownikiem, który mieszka na drugim końcu kraju. W niektórych przypadkach pracownicy mogą potrzebować trochę czasu, aby dostosować się do nowego środowiska. Utrzymując bliski kontakt z pracownikami zdalnymi, pomożesz zapewnić im płynną zmianę. Możesz również podzielić się ze swoim zespołem narzędziami, które uważasz za najbardziej przydatne.
Najlepszym sposobem na zarządzanie zespołem zdalnym jest mądre korzystanie z technologii. Aby w pełni wykorzystać możliwości swojego zespołu, musisz wiedzieć, co działa, a co nie. Używanie odpowiednich narzędzi pomoże zapewnić, że Twój zespół jest tak produktywny, jak to tylko możliwe. Jest to szczególnie ważne, gdy masz do czynienia z małym zespołem, który jest rozproszony w kilku strefach czasowych. Dodatkowo, jeśli Twój zespół nie ma ustalonego harmonogramu, możesz to wykorzystać, korzystając z komunikacji asynchronicznej. Komunikacja asynchroniczna to świetny sposób, aby spotkania zespołu były mniej gorączkowe i bardziej produktywne.
Najlepszym sposobem na zarządzanie małym zespołem zdalnym jest posiadanie jasnych, konkretnych celów. Cel SMART powinien być oparty na tym, co członkowie twojego zespołu chcą osiągnąć i co są w stanie osiągnąć. Wyznaczając jasne cele, upewnisz się, że członkowie Twojego zespołu w pełni wykorzystają swój czas na Twoje zawołanie. Ponadto, ograniczenie spotkań będzie miało duży wpływ na to, że każdy członek zespołu będzie w stanie osiągnąć to, co najlepsze.