Czytając dużo o systemach ERP, zastanawiałem się, jak dokładnie wygląda proces wdrażania. Więc wyruszyłem, aby dowiedzieć się.
Business Process Reengineering
Wykonanie Business Process Reengineering (BPR) przed wdrożeniem systemu ERP jest ważnym krokiem. Celem BPR jest upewnienie się, że wszystkie procesy biznesowe działają tak wydajnie, jak to możliwe, umożliwiając pracownikom wykonywanie pracy w sposób bardziej efektywny i poprawiając ogólną jakość produktów i usług.
Reengineering procesu biznesowego polega na ocenie obecnych procesów i zidentyfikowaniu nieefektywności oraz wąskich gardeł. Jeśli proces nie działa efektywnie, możliwe, że pracownicy wykonują ręczne obejścia lub używają przestarzałego lub nieefektywnego oprogramowania. Identyfikacja tych nieefektywności może prowadzić do udanego wdrożenia ERP.
BPR może również zaoszczędzić firmom czasu i pieniędzy. Dobrze zdefiniowany proces zapewnia, że pracownicy mają odpowiednie informacje na wyciągnięcie ręki, co może prowadzić do poprawy komunikacji, przejrzystości i pracy zespołowej. Kiedy pracownicy są w stanie znaleźć potrzebne im informacje, mogą lepiej obsługiwać klientów i pomóc firmie w utrzymaniu konkurencyjności.
Ważne jest, aby zmapować obecne procesy, aby zidentyfikować miejsca, w których można znaleźć nieefektywność. Informacje te mogą być następnie wykorzystane przy wyborze systemu ERP. Mapowanie procesów powinno być wykonane na poziomie technologicznym-agnostycznym, więc nie dotyczy konkretnych systemów ERP.
Mapowanie procesów jest również ważne dla zarządzania projektami ERP – część ta jest zasługą autora portalu usg-medicus.pl. Proces mapowania procesów pokaże Ci, gdzie znajdują się nieefektywności w obecnych procesach i pomoże Ci zidentyfikować wąskie gardła.
Jeśli nie wykonasz reengineering procesów biznesowych przed wdrożeniem systemu ERP, będziesz musiał zacząć od zera, co prawdopodobnie spowoduje wysokie koszty i niski ROI. Wykonanie BPR pomoże Ci zwiększyć wydajność, uwolnić czas pracowników do bardziej innowacyjnej pracy i dać organizacji przewagę konkurencyjną.
Reengineering procesów biznesowych może również zmniejszyć potrzebę systemu ERP. Scentralizowany hub danych może pomóc zmniejszyć ilość czasu spędzonego na przetwarzanie danych w połowie, co ułatwia pracownikom dostęp do krytycznych informacji. Będzie to również zmniejszyć liczbę błędów podczas przetwarzania danych.
Migracja danych
Podczas wdrażania nowego systemu ERP, krytyczne jest zapewnienie, że dane są czyste i dokładne. Nieścisłości mogą prowadzić do złych doświadczeń użytkowników końcowych i niskiego zaufania kierownictwa. Ważne jest również, aby upewnić się, że wszystkie dane migrowane z dotychczasowego systemu będą prawidłowo ładowane do nowego systemu.
Migracja danych może być skomplikowanym procesem. Wymaga zaangażowania wielu stron, w tym personelu IT, grup biznesowych i dostawców ERP. Może wiązać się z ręcznym wprowadzaniem danych lub ich konwersją. Ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie źródła danych, określić najlepszą metodę przenoszenia danych i przygotować się na dużą ilość danych.
Migracja danych jest systematyczne etapowe podejście, które obejmuje mapowanie danych z systemu źródłowego do nowej struktury bazy danych ERP. Po zmapowaniu danych, zautomatyzowane narzędzia mogą je zaimportować.
Oprócz mapowania danych, zespół migracji danych musi zidentyfikować niespójności i nadmiarowości. Może być konieczne przekonwertowanie danych przed ich migracją. Może być również konieczne oczyszczenie danych przed ich zaimportowaniem.
Redundancja danych jest powszechnym punktem bólu w większości organizacji. Różne działy mogą przechowywać zduplikowane kopie tych samych danych i mogą mieć różne kryteria identyfikacji danych. Ważne jest, aby rozważyć, kto jest właścicielem danych i jak będą one wykorzystywane.
Dobrze zaplanowany proces migracji danych może usunąć zbędne dane i zoptymalizować proces. Korzystanie z systematycznego podejścia do migracji danych może pomóc utrzymać projekt na czas i w ramach budżetu. Pozwala również partner wdrożenia ERP nakreślić plan i delegować odpowiedzialność.
Migracja danych może dodać do piętnastu procent całkowitego kosztu systemu ERP. To może również dodać do znacznej części kosztów ekstrakcji danych.
Konfiguracja
Zazwyczaj konfiguracja systemu ERP jest integralną częścią procesu dostarczania oprogramowania. Obejmuje ona instalację określonych modułów, obsługę kontroli użytkowania oraz dodanie niestandardowych obiektów danych.
System ERP to system oprogramowania, który przechowuje, zarządza i dystrybuuje informacje. Jest to narzędzie, które umożliwia przedsiębiorstwom automatyzację procesów, zmniejszenie obciążenia pracowników i poprawę obsługi klienta. Jest to zintegrowany system, który może być dostosowany do potrzeb organizacji. Zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym w całej organizacji.
Konfiguracja systemu ERP jest zwykle wykonywana przez klienta. To zwykle obejmuje ustawienie systemu, wybierając ścieżki w predefiniowanych procesów i dodając niestandardowe obiekty danych. Niektóre dostosowania mogą nie być odwracalne, ale większość jest.
Wybór optymalnych procesów wymaga zachowania równowagi między planowaniem a elastycznością. Wymaga również analizy poszczególnych procesów. Ważne jest, aby porównać swoje cele z wynikami rzeczywistych procesów. Dobrym pomysłem jest mierzenie poprawy procesów po upływie określonego czasu.
Oprócz wdrożenia nowego systemu ERP, firmy powinny również rozważyć automatyzację procesów manualnych. Dzięki temu można zmniejszyć liczbę błędów i poprawić efektywność. Jest to również dobry pomysł, aby skonsolidować rozbieżne systemy. To może poprawić czas i efektywność kosztów.
Jest to również dobry pomysł, aby przetestować swoje dane w nowym środowisku ERP. Jest to jedyny sposób, aby określić, co faktycznie trzeba. Jeśli twoje dane nie są dokładne, nie będziesz w stanie podejmować świadomych decyzji.
Rozważając konfigurację systemu ERP, dobrze jest wziąć pod uwagę potrzeby konkretnej branży. Systemy ERP, które są skonfigurowane tak, aby pasowały do Twojej branży, pozwolą Ci usprawnić procesy biznesowe, poprawić obsługę klienta i upewnić się, że Twoje produkty są dostarczane na czas.
Monitorowanie i analiza
Śledzenie i analizowanie wdrożenia systemu ERP pomoże poprawić wyniki organizacji. Mierząc postępy projektu, możesz określić, czy osiągnąłeś swoje cele i czy jesteś na dobrej drodze.
Istnieje wiele czynników do rozważenia podczas oceny wdrożenia systemu ERP. Niektóre z tych czynników obejmują, jak dobrze procesy biznesowe są ulepszone i czy pracownicy są zadowoleni ze zmian.
Korzystanie z danych w czasie rzeczywistym jest kluczowym czynnikiem w utrzymaniu spójnego obrazu wydajności organizacji. Monitorując swój system ERP, możesz zidentyfikować wszelkie problemy i poznać ich pierwotne przyczyny.
Posiadanie danych w czasie rzeczywistym jest również ważne dla osiągnięcia poziomów operacyjnych, takich jak wzrost przychodów. Uzyskując dokładny i kompletny obraz wyników firmy, można poprawić planowanie i skuteczniej komunikować stan operacji.
Na przykład firma produkująca samochody wykorzystuje system ERP do monitorowania procesów inwentaryzacyjnych. Pozwala to na łatwą identyfikację części, materiałów i kosztów. Pomaga im również utrzymać stałą podaż i uniknąć nadmiernych zapasów. Wykorzystują metryki, takie jak średnia wartość zamówienia, średni zysk na sprzedaną pozycję i marżę operacyjną, aby śledzić trendy w czasie.
Wdrożenia systemów ERP wymagają czasu. Mogą one być również kosztowne. Korzyści z udanego ERP obejmują wyższą wydajność i zadowolenie pracowników. To również pomaga firmom utrzymać swoje inwestycje szkolenia pracowników. Mogą one również pomóc obniżyć koszty operacyjne.
Najbardziej skutecznym sposobem śledzenia postępów wdrożenia systemu ERP jest pomiar dziewięciu kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Obejmują one:
Twój system ERP powinien być w stanie zapewnić Ci jasny obraz procesów i przepływów pracy w Twojej organizacji. Powinien również umożliwiać łatwe śledzenie i analizowanie danych, redukcję błędów i usprawnienie procesu podejmowania decyzji.
Utrzymanie
Posiadanie systemu ERP jest kosztowne. Wiąże się to również z dużym wysiłkiem i czasem. Ponadto, system ERP musi być aktualizowany, aby uczynić go kompatybilnym z innymi systemami. To dlatego, że przestarzały system ERP może być podatny na ataki hakerów i awarii.
Pomimo tych zagrożeń, liderzy biznesu mają tendencję do niedoceniania wysiłku wymaganego do utrzymania systemu ERP. Dobrą wiadomością jest to, że można to zrobić w odpowiednim czasie. W rzeczywistości, koszt długoterminowej konserwacji może uruchomić tak wysokie, jak 30 procent wszystkich kosztów oprogramowania.
System ERP jest złożonym pakietem oprogramowania. To również wymaga obszernego szkolenia użytkownika. Dobry system ERP dostarczy Ci podstawowych informacji o pracownikach i organizacji jako całości. Zapewni Ci również uproszczony proces raportowania. Wreszcie, zapewni Ci interfejs użytkownika, który pozwoli Ci edytować dane.
Ponadto, oprogramowanie powinno być łatwe do modyfikacji. Powinno być również łatwo zintegrować oprogramowanie z innymi systemami. W przypadku SAP można tworzyć więcej niż jedną jednostkę jednocześnie. Powinno być również łatwe generowanie raportów związanych z księgowością, sprzedażą i innymi ważnymi funkcjami biznesowymi.
Najlepszy system ERP jest dobrze zaokrąglony pakiet, który spełnia wszystkie potrzeby biznesowe. W rzeczywistości, jeśli szukasz, aby poprawić wydajność, system ERP jest doskonałym rozwiązaniem. Niemniej jednak, aktualizacja systemu ERP nie jest tak łatwa, jak mogłoby się wydawać.
Może być również warto rozważyć system ERP, który jest dostosowany do Twojej organizacji. Będzie również wymagać ciągłej konserwacji. Ponadto, będzie wymagać zewnętrznego wsparcia i zasobów. Spowoduje to wzrost kosztów utrzymania.